ابق على اطلاع بالتحديثات المجانية
ببساطة قم بالتسجيل في تكنولوجيا myFT Digest – يتم تسليمه مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك.
اضبط رسائل WhatsApp الخاصة بك على الحذف التلقائي: ربما يقرأها الجواسيس الأجانب. هذه هي النصيحة التي قدمتها وكالة الاستخبارات البريطانية GCHQ للسياسيين بعد أن ألقت الحكومة البريطانية اللوم علناً على الصين في حملتين إلكترونيتين ضد المشرعين وهيئة مراقبة الانتخابات في البلاد.
أي شخص يقوم بأعمال تجارية في بريطانيا يمكن أن يغفر له الضحكة الفارغة – تم تغريم بنك مورجان ستانلي 5.4 مليون جنيه استرليني من قبل هيئة تنظيم سوق الطاقة، العام الماضي، بسبب فشله في الاحتفاظ بسجلات الاتصالات بين المتداولين على تطبيق واتساب. ستكون نصيحة GCHQ، كما تصادف، غير قانونية إذا اتبعها جو بايدن أو أي شخص يعمل في السلطة التنفيذية الأمريكية، حيث يتطلب قانون السجلات الرئاسية المعدل إعادة توجيه نسخة كاملة من أي رسائل إلكترونية غير رسمية إلى حساب رسمي أو هاتف رسمي. ، لتسهيل الحفاظ التاريخي على الاتصالات.
المؤرخون أيضًا لا يستمتعون بهذه المفارقة – لأن رسائل الواتساب الخاصة بالسياسيين هي جزء من مشكلة أوسع وأعمق لإدارة الأرشيف وفهم الجمهور للسجلات في العصر الرقمي.
لقد أثبتت شبكة الإنترنت، والتكنولوجيا الرقمية على نطاق أوسع، أنها أداة رائعة لتبادل المعلومات (والمعلومات المضللة في واقع الأمر). لكنها أقل فعالية بكثير عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على المعلومات. ومن بين أكثر من ملياري موقع إلكتروني موجود، هناك حوالي 350 مليون موقع نشط فعليًا فقط. و”النشط” يشمل المواقع على شكل الموت الحي. (على سبيل المثال، كانت صفحتي على موقع ماي سبيس تستضيف ذوقي الموسيقي المروع في منتصف فترة المراهقة وسياساتي الأسوأ، وهي الآن مجرد سلسلة من الروابط المعطلة والصور التي لا يمكن الوصول إليها).
تقريبًا أي شخص استمرت حياته المهنية لمدة تزيد عن عقد من الزمن سيشهد حذف جزء من عمله على الأقل من الإنترنت سواء عن طريق الصدفة أو التصميم. في بعض الأحيان، لا يستغرق الأمر عقدًا من الزمن: فقد خسر الصحفيون في شركة “ماسنجر” الإعلامية الأمريكية الناشئة، والتي لم تدم طويلًا، كل ما فعلوه من أجل الوسيلة، لأن موقعها الإلكتروني تم إيقافه عن العمل بعد ساعات فقط من تسريحهم.
تنعكس الطبيعة سريعة الزوال للإنترنت العام في هشاشة حفظ السجلات الرقمية. المعلومات التي جمعها مشروع بي بي سي يوم القيامة، وهو مشروع طموح للاحتفال بالذكرى الـ 900 لكتاب يوم القيامة الأصلي في عام 1986، أصبح الآن غير قابل للوصول بشكل أساسي لأن التكنولوجيا المستخدمة أصبحت قديمة.
في المملكة المتحدة، من شبه المؤكد أن الأجيال القادمة سيكون لديها نسخة أقل اكتمالا من القرارات والمحادثات التي شكلت سياسة الحكومة في العقد الأول من القرن الحادي والعشرين وما بعده مقارنة بحكومات مارغريت تاتشر، أو جون ميجور، أو توني بلير، الذي حصل على أول هاتف محمول له بعد ذلك. ترك منصبه. على الرغم من أن إحدى المشكلات تتمثل في الحذف المتعمد للسجلات الرقمية أو استخدام الأجهزة خارج نطاق طلبات حرية المعلومات، إلا أن هناك مشكلة أخرى تتمثل في الفقد العرضي للمعلومات بسبب التقادم أو تلف البيانات.
وفيما يتعلق بمحاسبة الحكومة على الفضائح والإخفاقات، فإن هذا أقل أهمية مما قد تعتقد. كما هو الحال في أي مكان عمل آخر، فإن الطريقة الجيدة لضمان وجود الكثير من عمليات حفظ السجلات المعاصرة هي أن يعتقد زملائك أنه قد يتعين عليهم عاجلاً أم آجلاً تخصيص اللوم أو تجنبه. لقد سمعت مؤخرًا عن أحد أماكن العمل حيث يتم التحقيق في سلوك أحد كبار المسؤولين التنفيذيين من قبل قسم الموارد البشرية. قام جميع الموظفين الذين عمل معهم الموظف المعني تقريبًا بحفظ رسائلهم أو التقاط لقطة شاشة لها أو إعادة توجيهها لاستخدامها لاحقًا.
ويمكن ملاحظة ديناميكية مماثلة في الحكومة. كانت إحدى الميزات اللافتة للنظر في تحقيق كوفيد في المملكة المتحدة هي سلسلة من السياسيين المحافظين الذين قدموا أعذارًا بدرجات متفاوتة من المعقولية حول سبب عدم تمكن التحقيق من الحصول على سجل كامل لتطبيقات WhatsApp الخاصة بهم. ومع ذلك، ولأن العديد من مسؤوليهم ومنافسيهم قدموا ملاحظات مستفيضة، فلا يزالون يتعرضون للهجوم على الفحم.
التكاليف الأكبر تأتي في الأيام العادية في الحكومة – على النجاحات التي قد نعرف فيها ما يعتقده السياسي أو المستشار بعد فوات الأوان، ولكن تكون لدينا فكرة أقل جودة عما كان يعتقده في ذلك الوقت.
ومن حسن الحظ أن هناك أمثلة جيدة لما تستطيع الحكومات أن تفعله لتجنب هذه المشكلة. يعد الإطار الأمريكي لحفظ السجلات الفيدرالية، والذي يفرض الاحتفاظ بكمية كبيرة من المواد وحفظها في الأرشيف، نموذجًا جيدًا وجاهزًا للاستخدام، بينما في المملكة المتحدة اقترح معهد الحكومة مؤخرًا أن يتم تحميل جميع الاتصالات بانتظام وحفظها. تسجيل يستحق النظر.
قبل كل شيء، يجب على الحكومات أن تتذكر أنه على الرغم من أنه لا شيء يتفوق على الاتصالات الرقمية من حيث السرعة والراحة، فمن حيث حفظ السجلات بشكل دائم، فإن الأرشيفات غير الورقية لا تساوي دائمًا الورق الذي لا تُطبع عليه.