افتح ملخص المحرر مجانًا
رولا خلف، محررة الفايننشال تايمز، تختار قصصها المفضلة في هذه النشرة الأسبوعية.
بين البحث في تاريخ العمل، والتحدث عن الإنجازات، والنضال من أجل التنسيق، فإن تحديث سيرتك الذاتية يعد بالتأكيد من بين أكثر الأعمال المهنية إرهاقًا.
ولكن ماذا لو طرحت السير الذاتية أسئلة مختلفة؟ هل سيكون الأمر أكثر جاذبية – أو فائدة – إذا وصلنا إلى وظيفة جديدة مسلحين بمعلومات حول كيفية عملنا، ونقاط القوة والضعف لدينا، وربما بعض الهوايات والمراوغات للإقلاع؟
هذا هو التفكير وراء “أدلة المستخدم الشخصية” – وهي وثائق يمكن الوصول إليها ومليئة بالتفاصيل حول طبيعة الأشخاص فعليًا في مكان العمل، بدءًا من مسببات التوتر إلى أساليب الاتصال. ويعتمدها عدد متزايد من الشركات، كوسيلة لتعريف الوافدين الجدد بالفرق، ولتحسين التماسك بين الموظفين الحاليين.
قد يلاحظ أحد الوالدين أنه قد يستغرق وقتًا أطول للرد على رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات الدراسة. يمكن للمنضم الجديد أن يكتب أنه يحب المواعيد النهائية المؤقتة التي تسمح بالتعليقات قبل التقديم النهائي. قد يقول الآخرون (أنا) أنهم يركزون بشكل أفضل عند الاستماع إلى الضوضاء البيضاء، لذا إذا كنت متصلاً بسماعات الرأس الخاصة بي، فيرجى النقر على كتفي إذا كنت بحاجة إلى الدردشة.
في وكالة التسويق الناشئة AMA، حيث يتم تجميع الموظفين المستقلين والموظفين من المجالات الإبداعية والعملياتية والتكنولوجية معًا في فرق جديدة، تساعد الأدلة الإرشادية المشاريع الجديدة على البدء. تقول كيتي داي، مديرة الموارد البشرية العالمية: “أردنا إزالة أكبر عدد ممكن من العوائق التي تجعل من الصعب على الأشخاص العمل معًا بشكل فعال”. “أحد أكثر الأمور وضوحًا هو كيفية التواصل بفعالية.”
بدأ أيضًا الخبير الاستراتيجي المستقل مات نايت في استخدام الأدلة للتعرف سريعًا على الفرق الجديدة. انتشرت الفكرة، وأنشأ منصة “دليلي” التي تحتوي على قوالب وورش عمل لاستخدام الأدلة الشخصية.
ويقول: “على مر السنين، شهدنا المزيد من الشركات تدعو الموظفين إلى ملء المستندات بمعلومات مثل: هذه هي الساعات التي أعمل فيها، وهذا ما يحبطني، وهذا ما يثير اهتمامي”. “لكنني وجدت أنك إذا أعطيت الناس ورقة فارغة تسألهم عن كيفية عملك، فغالبًا ما تقابل بوجوه فارغة. . . أردنا مساعدة الناس على إيجاد طرق للتفكير في الأمر”.
نايت هو أول من اعترف بأن الفكرة ليست فكرته: أول إشارة وجدها، في منتصف العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، كانت من قبل المستشار بن داتنر لـ “دليل المستخدم الإداري” الذي يشرح فيه القادة الجدد للموظفين كيفية عملهم.
كتب داتنر أن الدليل “يقلل إلى حد كبير من احتمال أن يؤدي سوء الفهم إلى أن ينظر إليك موظفوك الجدد على أنك رئيس “سام””. على سبيل المثال، إذا أبلغ المدير أنه ليس شخصًا صباحيًا، فمن غير المرجح أن يأخذ الموظفون الأمر على محمل شخصي إذا تم التعامل مع أسلوبهم قبل وقت الغداء بعدم اهتمام.
تكشف هذه التفضيلات عن إحدى المشكلات الواضحة في الأدلة الشخصية. إذا طُلب من الجميع تفصيل خصوصياتهم في مكان العمل، فهل يعني ذلك أنه يتعين علينا تصميم سلوكنا لتلبية الأهواء المختلفة لكل زميل – أو، الأسوأ من ذلك، رئيس متقلب؟ يبدو الأمر متطلبًا، ويركز على المتطلبات الفردية أكثر من العمل كفريق.
في الواقع، أدلة المستخدم هذه ليست كتيبات تعليمات غير دموية. ويرى معظم المدافعين عنها، أولاً، كأساس للمناقشة. غالبًا ما يكتب الموظفون كتيباتهم في ورش عمل خاصة، حيث يناقشون الإجابات ويستكشفون الاحتياجات والشخصيات معًا.
ويقول ديفيد بيركوس، وهو مستشار مستقل، إنه نادراً ما يراها تستخدم كمرجع فقط. وبدلاً من ذلك، يقومون بتسهيل المحادثة، ومساعدة الفرق على التعرف على بعضهم البعض، والبقاء عرضة للخطر، وبناء الثقة. ويقول: “إنها تساعد الفرق على العثور على قواسم مشتركة غير مألوفة”. يمكن أن يؤدي ذلك إلى عمل أفضل أيضًا.
وفي شركة ديلويت، التي تستخدم هذه التقنية بشكل منتظم، تعد المناقشة أيضًا العنصر الأكثر أهمية. تقول كيت سويني، رئيسة استشارات رأس المال البشري: “قطعة الورق مجرد حافز”. “إذا قمت بإعداده بشكل صحيح فإنه يوفر مساحة للأشخاص للمشاركة.”
نايت توجيهي إلى حد ما حول هذا الموضوع. ويقول: “إن الوثيقة تكاد تكون أسوأ، بطريقة ما، لأنها تزيل الإنسانية”. “يتعلق الأمر ببناء علاقات أقوى.”
ومع ذلك، فإن هذه المناقشة والتعاون تؤدي إلى إنشاء ملف من نوع ما، والذي يمكن إرساله ومشاركته مع الفرق واستخدامه للتطبيقات. وفي نهاية المطاف، يقول نايت، إنها قد تحل محل السيرة الذاتية.
ويقول: “عندما تقوم بالتوظيف، فأنت مهتم بما يضيفه شخص ما وما يبدو عليه عندما يعمل”. “السيرة الذاتية هي قائمة بالتواريخ والأشياء التي قمت بها. هذا يتعلق بكيفية القيام بذلك.”