افتح ملخص المحرر مجانًا
رولا خلف، محررة الفايننشال تايمز، تختار قصصها المفضلة في هذه النشرة الأسبوعية.
في أحد الأيام، أجريت محادثة مع امرأة قالت إنها تركت فصلًا مسائيًا كانت تستمتع به لسبب واحد محبط. انضمت امرأة أخرى ولم تصمت. كانت تتحدث مرارًا وتكرارًا، عادةً عن نفسها، بغض النظر عن الموضوع أو الوقت أو الجهد المهذب العرضي لوقف ثرثرتها القاسية. لقد جعل الفصل بأكمله في حالة من الفوضى المرهقة.
“لماذا لا يطلب منها المدرب أن تصمت؟” انا سألت.
وجاء الجواب “لا يستطيع”. “يبدو أنه ليس لديه أي فكرة عن كيفية القيام بذلك.”
عند الاستماع إلى هذه الحكاية، كان أول ما فكرت به هو أن المعلم ليس لديه أي علاقة بإدارة أي نوع من الاجتماعات. ولكنه كان أيضًا بمثابة تذكير بأن القدرة على مقاطعة الثرثرة التي تجعل اجتماعات العمل بائسة هي مهارة تم الاستهانة بها إلى حد كبير.
إذا كنت تعتقد أن هذه مشكلة غير منطقية، فأنت مخطئ.
يقدر الباحثون أن العمال حضروا نحو 55 مليون اجتماع يوميا في الولايات المتحدة وحدها في عام 2015 وأكثر من 80 مليونا في عام الإغلاق عام 2020. وبحلول عام 2022، يُعتقد أنه لا يزال هناك ما لا يقل عن 62 مليونا.
من الصعب أن نحسب بدقة عدد الأشخاص الذين تضرروا بسبب المتحدثين المتعبين، لأن الطريقة التي نقيم بها الاجتماعات تعتمد على ما إذا كنا قد اتصلنا بهم أم لا.
وكما كتب خبير الاجتماعات الأمريكي، البروفيسور ستيفن روجيلبرج، فإن قادة الاجتماعات يصنفون اجتماعاتهم باستمرار بدرجة أعلى من غير القادة. وإذا كنت تتحدث كثيرًا في اجتماع ما (كما يفعل القادة غالبًا)، فمن المرجح أن تعتقد أن كل شيء سار على ما يرام.
ومع ذلك، فقد أظهرت دراسات روجلبيرج أن 15 في المائة من العمال بشكل عام يعتبرون اجتماعاتهم “ضعيفة أو سيئة للغاية”.
هناك العديد من مخاطر الاجتماعات التي يمكن أن تفسر ذلك: التأخير المستمر، والبكم السلبي، والناقد المحطم للأفكار، والأكثر مملة، الاجتماع الروتيني الذي لم تكن هناك حاجة إليه في المقام الأول.
ولكن حتى لو كان جزء صغير فقط من نسبة الـ 15 في المائة يحملون هذا الرأي لأن اجتماعاتهم غارقة في كثرة المتكلمين، فإن ذلك لا يزال يترجم إلى عدة آلاف من الاجتماعات التي تم تخريبها بسبب ثرثرة غير ضرورية أو انحرفت عن مسارها. ربما يساعد هذا في تفسير سبب تزايد عدد الكتب حول كيفية عقد الاجتماع.
تقدم أمازون عناوين تتضمن 2022 كيفية رئاسة اجتماع فعال، 2021 عقد اجتماعات ناجحة و 2004 الموت بالاجتماع. روجلبيرج الشامل علم الاجتماعات المدهش وصل في عام 2019 وتابع هذا العام بدليل للاجتماعات الفردية التي تم استدعاؤها سعيد التقينا.
هذه الكتب تجعلني ممتنًا دائمًا لأنني أعمل في إحدى الصحف، حيث المواعيد النهائية الضيقة عمومًا تجعل الاجتماعات قصيرة والحياة صعبة بالنسبة للطائرة بدون طيار. كما يُطلب من الصحفيين في كثير من الأحيان إدارة حلقات نقاش، حيث يتم صقل مهارات المقاطعة اللبقة.
يحب أحد زملائي أن يصعد إلى المسرح ويعلن أن لديه إنذارًا هاتفيًا عاليًا وبغيضًا، والذي سينطلق بمجرد انتهاء أي عضو في اللجنة من الوقت المخصص له للتحدث، وهي حيلة يقول إنها تعمل بشكل جيد بشكل ملحوظ.
يعتذر آخرون ببساطة للمتحدثين مقدمًا عن حقيقة أنهم سيقطعون كلامهم بوحشية إذا استمروا لفترة طويلة، مما يسبب ضجرًا للجمهور ويسرقون الوقت من بقية أعضاء اللجنة.
بالعودة إلى المكتب، هناك حاجة إلى أساليب أكثر دقة.
إن أفضل قادة الاجتماعات يفعلون شيئًا يتجنبه الكثيرون: تحديد موعد نهائي محدد لانتهاء الاجتماع ومعرفة ما إذا كان المتحدثون المهيمنون يمنعون الآخرين من المساهمة. وهذا يجعل من السهل مقاطعة الجناة من خلال تذكيرهم بأن الوقت يمر ثم قول شيء مثل، “هذه نقطة رائعة ولكني أود أن أسمع رأي أليكس”.
ويفضل بعض القادة ما يسمى بقاعدة قنديل البحر، حيث يمكن لأي شخص في الاجتماع أن يقاطع الاجتماع إذا شعر أن المناقشة تخرج عن مسارها أو تنجرف، كما تفعل قنديل البحر، بمجرد قول “قنديل البحر”. يُزعم أن هذا ممتع وفعال ولكنه يذكرني بمشهد من المكتب ومن الواضح أنه ليس للجميع.
ومع ذلك، هناك استراتيجيات أخرى للمقاطعة كثيرة، حتى بالنسبة لغير القادة. يمكنهم أن يسألوا بأدب: “آسف، لكن هل يمكنني التأكد من أنني أفهم ذلك؟” أو “هل يمكنني المشاركة لإضافة شيء ما إلى ذلك؟”.
من الواضح أن كل هذا يصبح أكثر صعوبة إذا كان قائد الاجتماع هو أيضًا المثرثر الرئيسي. وهنا لا بد من قدر من المكر. يجب على الحاضرين أن يوضحوا مسبقًا أنه يتعين عليهم التواجد في مكان آخر قريبًا. وهذا يتيح لهم التحقق من ساعتهم، والتنهد، ونطق كلمات الترحيب الرائعة تلك: “آه، انظر إلى الوقت، هل هناك أي شيء آخر نحتاج إلى تغطيته؟”