استراتيجيات التعامل مع طوفان البريد الإلكتروني أثناء العطلة

افتح ملخص المحرر مجانًا

رولا خلف، محررة الفايننشال تايمز، تختار قصصها المفضلة في هذه النشرة الأسبوعية.

أهلا ومرحبا بكم في العمل عليه.

أنا بيثان، نائبة محرر العمل والمهن في صحيفة فاينانشيال تايمز، وسأحل محل إيزابيل هذا الأسبوع.

قضيت معظم الشهر الماضي بعيدًا عن المكتب، في إجازة قصيرة. لقد كان أمرًا رائعًا: سافرت وجمعت الإلهام لمشاريع مستقبلية وحسّنت مهاراتي اللغوية. لقد عدت بحماسي للحياة والعمل متجددًا.

ومع ذلك، كانت الرسائل الإلكترونية الفردية التي عدت إليها والتي يبلغ عددها 3000 رسالة أقل تحفيزًا. لقد جعلني أفكر في كيف تجعل التكنولوجيا أخذ استراحة مناسبة من العمل أكثر صعوبة. المزيد عن ذلك أدناه.

إذا كانت لديك نصائح أو حيل حول كيفية إدارة بريدك الوارد عند عودتك إلى المكتب – أو في ظل الطوفان اليومي – فأنا أرغب في سماعها. أرسل لي بريدًا إلكترونيًا على [email protected].

تسجيل الخروج لتسجيل الدخول مرة أخرى؟

نظرًا لأن عطلة عيد الفصح في المملكة المتحدة كثيرة العمل بها سيقوم القراء بإعداد ردودهم خارج المكتب (OOO) هذا الأسبوع. أعتقد أن كيفية التعامل معهم أمر كاشف. هل أنت من النوع الذي يسجل الخروج بالكامل، أو يستمر في الرد كما لو أنك لم تغادر أبدًا؟ أم أنك تكمن بهدوء في صندوق الوارد الخاص بك؟

أنا أميل إلى الموافقة على استراتيجية شاملة: OOO الذي يوضح أنك لن ترى البريد الإلكتروني (أو حتى أنك ستحذفه) ويطلب من المرسل المحاولة مرة أخرى عندما تعود. وهذا يمنحك استراحة حقيقية. فهو يوفر عليك الخوض في آلاف رسائل البريد الإلكتروني عند عودتك – وهي مهمة مملة وتحمل في نفس الوقت خطر فقدان شيء ما. وهو يدير توقعات المرسل، ويوضح أنه لا ينبغي له انتظار الرد.

أنا لست وحيدا في هذا. في عام 2014، قدمت شركة صناعة السيارات الألمانية دايملر وظيفة للحذف التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني المستلمة أثناء وجود الموظفين في إجازة، مع إشعار المرسل. قدمت شركة أريانا هافينغتون Thrive Global سياسة مماثلة في عام 2017 من أجل تحرير الموظفين من القلق الناجم عن “الكومة المتزايدة من رسائل البريد الإلكتروني التي تنتظرك عند عودتك – والتي يخفف الضغط الناتج عنها من فوائد قطع الاتصال في المقام الأول”. “.

مستشار الحياة العملية جو روبنسون أيضًا في مهمة لمساعدتنا على التوقف عن العمل بشكل صحيح. وفي استطلاع صغير شمل 400 عامل في العام الماضي، وجد أن 16 في المائة فقط لم يتفقدوا بريدهم الإلكتروني مطلقاً أثناء الإجازة، في حين أن 38 في المائة كانوا يتفقدون بريدهم الإلكتروني مرة واحدة في اليوم أو أكثر. كان حوالي 95 في المائة مؤيدين لنظام دايملر.

يرى روبنسون الحاجة إلى التحقق من البريد الإلكتروني أثناء العطلة من خلال عدسة غير عادية – وهي عدسة التحكم في الانفعالات غير الخاضعة للرقابة. لم أسمع أنه تم تأطيره بهذه الطريقة من قبل، لكنه منطقي. قال لي: “يمكن أن تصبح التكنولوجيا إدماناً”. “كلما قمت بفحص البريد الإلكتروني أكثر، كلما كان عليك القيام بذلك. . . يعرف الناس أنهم لا يستطيعون التوقف عن التحقق، لكنهم لا يعرفون السبب.

وبعبارة أخرى، قد يكون من الممكن التحقق من مراسلات المكتب بجوار المجمع يشعر الضميري أو المجتهد. ولكن يمكن أن يكون الدافع وراء ذلك غرائز أساسية، وهي نفس التشنجات اللاواعية التي تجعلنا نتحقق من Instagram، على سبيل المثال، بشكل إلزامي. الكثير منا يدرك جيدًا التأثير المدمر لهذه العادات على تركيزنا. هل يمكن أن يؤدي الاستسلام للرغبة في التحقق من البريد الإلكتروني أثناء العطلة إلى تعزيز السلوكيات التي تجعل التركيز في العمل أكثر صعوبة؟

روبنسون يعتقد ذلك. ويقول إن تسجيل الخروج بشكل صحيح في العطلة والتحقق بشكل أقل بعد ساعات العمل وحتى طوال يوم العمل، “يمنحك السيطرة”. “أنت تحدد شروط المشاركة”.

تشير نظرة غير علمية إلى المقالات المتعلقة بالعمل أثناء العطلات إلى وجود تحول أوسع نحو دعم روبنسون لتسجيل الخروج الكامل.

كانت لوسي كيلاواي، كاتبة العمود السابقة في إدارة صحيفة فاينانشيال تايمز، واحدة من أولئك الذين غيروا رأيها. في عام 2013، قدمت للقراء نصيحة صارمة مفادها “يجب عليك التحقق من رسائلك عندما تكون بعيدا”، وتوقعت أن يصبح “اليوم العالمي” – وهو مزيج من العطلة والعمل – “المستقبل بالنسبة لمعظم العمال المحترفين”. ومع ذلك، بعد عام واحد فقط، أيدت الحذف التلقائي الصارم لشركة دايملر، بعد ملاحظة رد فعل الضغط الناتج عن إشعار عبر البريد الإلكتروني في العطلة.

إن توضيحات كيلاواي للأسباب التي نعطيها لأنفسنا للرد على رسائل البريد الإلكتروني في العطلات مفيدة – وتتراوح من الوهم بأننا لا غنى عنا في العمل، إلى الخوف الشديد من أننا لسنا كذلك. إذا كنت تنظر إلى هذا أثناء إجازتك، فإنني أوصي بقراءته – حتى أنه قد يمنحك عذرًا لتسجيل الخروج.

خمس قصص من عالم العمل

1. إنهاء الأجور المنخفضة: كيف استجابت الشركات في المملكة المتحدة لمطالب زيادة الأجور: يصادف شهر أبريل ربع القرن الأول من الحد الأدنى للأجور في المملكة المتحدة. تتناول هذه المقالة بعناية كيفية نجاح الشركات في نجاحها.

2. مورجان ستانلي سيبقى في كناري وارف لمدة 14 عامًا أخرى: تعرض المركز المالي في لندن للتغييرات مع تغير أنماط العمل بعد الوباء. وهنا آخر التطورات.

3. لقد عادت حركة التنقل – ولكن ليس كما كنا نعرفها: مليئة بالبيانات والحكايات وبعض الصور الجميلة، هذه المقالة الطويلة تتعمق في كيفية تغير السفر إلى العمل منذ الوباء.

4. Zen وفن التنقل خارج المنطقة: لقد أحببت هذا العمود الذي يتحدث عن متع خط باكرلو التي نادرًا ما يتم الاعتراف بها وتعلم رؤية المتع الصغيرة في أحلام اليقظة والوقت الفارغ.

5. بالنسبة للشباب، لم يكن البحث عن عمل بائسًا إلى هذا الحد من قبل: حتى لو لم يكن عمرك أقل من 30 عامًا، فإن هذا العمود – الذي يوضح الواقع اللاإنساني واليائس لنظام التوظيف الآلي – يجب أن يدق أجراس الإنذار.

شيء اخر . . .

من الجدير دائمًا مراقبة الأحداث التي تديرها FT Live، والتي تجمع بعضًا من أذكى العقول في العمل في المناقشات التي غالبًا ما تكون ملهمة ومفيدة.

في نهاية هذا الشهر، يرأس زميلي أندرو هيل حدثًا مختلطًا مجانيًا مع شركة التوظيف ستيبستون، حول جذب المواهب العالمية والاحتفاظ بها. وسينضم إليه أوما أوباما، الصحفية ومؤسس مؤسسة Sauti Kuu، وخبير الاقتصاد الكلي في منظمة العمل الدولية إيكهارد إرنست، وسيباستيان ديتميرز، الرئيس التنفيذي لمجموعة ستيبستون.